logo

Regulamin Organizacyjny

Specjalnej Strefy Ekonomicznej Małej Przedsiębiorczości S.A.

w Kamiennej Górze

 

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§1

Regulamin Organizacyjny SSEMP S.A. w Kamiennej Górze zwany dalej Regulaminem określa:

1.       Organizację wewnętrzną SSEMP S.A.

2.       Zakresy działań poszczególnych działów i stanowisk.

3.       Zakresy upoważnień udzielonych pracownikom do realizacji zleconych czynności pracowniczych.

 

§2

SSEMP S.A. zwana dalej spółką działa na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 września 2000r. Kodeks spółek handlowych ( Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z 2000r.), ustawy z dnia 20 października 1994r.     o specjalnych strefach ekonomicznych (Dz.U. Nr 123, poz. 600 z póź. zmianami), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2006r w sprawie kamiennogórskiej specjalnej strefy ekonomicznej (Dz.U. Nr 211, poz. 1555 z późn. zm.), statutu oraz innych obowiązujących przepisów.

 

§3

Spółka jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

 

§4

Zarząd Spółki i wszystkie jej komórki organizacyjne mają siedzibę w Kamiennej Górze przy ulicy Papieża Jana Pawła II 11 A.

 

§5

1.       Zarząd kieruje i zarządza spółką w oparciu o przytoczone powyżej przepisy prawne oraz Regulamin Zarządu SSEMP S.A.

2.       Prezes Zarządu jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników spółki oraz podejmuje decyzje kadrowo-płacowe.

 

§6

WEWNĘTRZNA STRUKTURA SPÓŁKI

 

1.       Struktura spółki składa się organizacyjnie z następujących komórek i samodzielnych stanowisk:

  • Biura SSEMP

Þ    specjaliści ds. obsługi biura,

  • Działu inwestycji:

Þ    specjalista ds. inwestycji,

Þ    służba ochrony mienia, konserwacji i utrzymania porządku,

  • Działu marketingu i obsługi inwestora

Þ    specjaliści ds. projektu – kierownik projektu,

  • Działu: księgowość-finanse,
  • Radcy prawnego,

2.  Czynności z zakresu obsługi prawnej, księgowej i ochrony mienia mogą być zlecone podmiotom zewnętrznym.

 

§7

BIURO SSEMP S.A.

 

Do zadań Biura SSEMP S.A. należą sprawy związane z zapewnieniem warunków sprawnego funkcjonowania spółki w tym jego statutowych organów tj. Walnego Zgromadzenia, Rady Nadzorczej           i Zarządu.

Zakres czynności związanych z funkcjonowaniem spółki obejmuje w szczególności:

  1. Prowadzenie sekretariatu,
  2. Organizacja posiedzeń Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, Rady Nadzorczej, Zarządu;
  3. Prowadzenie i aktualizacja Księgi Akcyjnej;
  4. Prowadzenie Księgi protokołów z posiedzeń Zarządu oraz dokumentacji z posiedzeń Rady Nadzorczej i Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy;
  5. Przygotowywanie projektów uchwał Zarządu;
  6. Prowadzenie rejestru Zarządzeń;
  7. Sprawy rejestrowe (KRS i MSiG)i notarialne;
  8. Zapewnienie sprawnej pracy organów spółki;
  9. Przygotowanie informacji i sprawozdań kwartalnych;
  10. Zapewnienie przepływu informacji w strukturach spółki;
  11. Prowadzenie teczek aktów notarialnych;
  12. Prowadzenie ewidencji umów za administrowanie;
  13. Prowadzenie ewidencji zewnętrznych kontroli spółki;
  14. Prowadzenie spraw kadrowo-płacowych;
  15. Kontrola dyscypliny pracy;
  16. Prowadzenie rejestru delegacji i ich rozliczeń;
  17. Opracowanie projektów regulaminów, zakresów czynności i upoważnień;
  18. Prowadzenie kasy (raporty kasowe);
  19. Fakturowanie;
  20. Zlecanie w miarę istniejących potrzeb podmiotom zewnętrznym obsługi księgowej i prawnej,
  21. Współpraca z księgowością;
  22. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Zarząd.

Czynności zastrzeżone do kompetencji Zarządu winny być, przed ich realizacją, uzgodnione                          z Zarządem Spółki.

 

§8

DZIAŁ INWESTYCJI

Do zadań działu inwestycji należy w szczególności:

  1. Zarządzanie nieruchomościami Strefy oraz nadzór nad urządzeniami technicznymi (energetyczne, wod-kan., itp.);
  2. Opracowywanie projektów podziałów geodezyjnych;
  3. Sporządzanie planów inwestycyjnych;
  4. Organizowanie przetargów i rokowań na prace związane z realizacją zadań wynikających z planu rozwoju Strefy, wraz z opracowaniem projektów umów;
  5. Występowanie o warunki zabudowy i zagospodarowywania terenu oraz pozwoleń na budowę;
  6. Ogólny nadzór nad przebiegiem realizacji zadań inwestycyjnych i remontowych;
  7. Współpraca z działem marketingu w zakresie obsługi inwestora;
  8. Współpraca z inwestorami;
  9. Zapewnienie właściwego zabezpieczania obiektów spółki (ochrony mienia);
  10. Prowadzenie ewidencji do celów podatku od nieruchomości;
  11. Współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej;
  12. Organizacja wyposażenia i wystroju siedziby spółki;
  13. Zapewnienie sprawnego działania spółki poprzez zaopatrzenie w odpowiedni sprzęt i materiały;
  14. Przygotowanie projektów umów najmu i dzierżawy związanych z nieruchomościami stanowiącymi własność oraz będących pod Zarządem strefy oraz nadzór nad ich realizacją;
  15. Współpraca z Biurem strefy w związku z obrotem nieruchomościami.
  16. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Zarząd.

 

SŁUŻBA OCHRONY MIENIA, KONSERWACJI I UTRZYMANIA PORZĄDKU

Do zadań należy w szczególności:

  1. Bieżąca ochrona majątku Spółki,
  2. Utrzymywanie czystości wokół ochranianego mienia,
  3. Bieżąca konserwacja i naprawa budynków i budowli, urządzeń oraz sieci wodno-kanalizacyjnych, grzewczych i elektrycznych,
  4. Bieżąca kontrola stanu budynków, budowli, sieci i urządzeń pomiarowych,
  5. Utrzymywanie porządku i czystości na terenie budynku administracyjnego spółki.
  6. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Zarząd,

 

 

§9

DZIAŁ MARKETINGU I OBSŁUGI INWESTORA

 

Dział marketingu i obsługi inwestora zajmuje się kompleksowym prowadzeniem spraw związanych z obsługą inwestora, a do jego zadań należy w szczególności:

  1. Opracowywanie i współrealizowanie planów rozwojowych Spółki;
  2. Opracowywanie planów marketingowych wraz z budżetem;
  3. Udzielanie i rozpowszechnianie informacji o możliwości inwestowania w strefie i warunkach prowadzenia w niej działalności gospodarczej;
  4. Zbieranie informacji i przygotowywanie opinii o podmiotach ubiegających się o uzyskanie zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej;
  5. Inicjowanie i podejmowanie działań tworzących warunki do wymiany handlowej i współpracy     z zagranicą dla Spółki i pomiotów prowadzących działalność w strefie;
  6. Kształtowanie i utrwalanie pozytywnego wizerunku strefy w otoczeniu;
  7. Opracowywanie i wydawanie materiałów promocyjno-reklamowych;
  8. Nadzór nad stroną internetową i bieżąca jej aktualizacja;
  9. Prowadzenie działań z dziedziny Public Relation, organizowanie promocji audio-wizualnej, prasowej, targowej;
  10. Organizacja spotkań i konferencji;
  11. Opracowanie, prowadzenie i aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej Spółki;
  12. Opracowywanie i udzielanie informacji o przedsiębiorcach funkcjonujących;
  13. Przygotowanie kompleksowych ofert dla inwestorów;
  14. Pozyskiwanie inwestorów i ich niezbędna obsługa;
  15. Tworzenia i aktualizacja bazy danych, niezbędnej do właściwej obsługi inwestorów;
  16. Prowadzenie rejestru zapytań (ofert);
  17. Analiza zewnętrznego otoczenia firmy w zakresie konkurencji w kraju i w UE;
  18. Uczestnictwo w targach, seminariach, misjach gospodarczych i innych spotkaniach w kraju i za granicą mających na celu pozyskanie inwestora;
  19. Bieżąca analiza uregulowań prawnych dotyczących w szczególności specjalnych stref ekonomicznych, pomocy publicznej, funduszy strukturalnych UE;
  20. Organizacja procedur przeprowadzania rokowań i przetargów a w szczególności:

§  przygotowanie dokumentacji przed rokowaniami i przetargami,

§  udział w rokowaniach i przetargach,

§  sporządzanie protokołów z rokowań i przetargów,

§  przygotowywanie projektów zezwoleń oraz wniosków i opinii w sprawie zmian zezwoleń,

§  przygotowywanie projektów umów dotyczących opłat za administrowanie,

§  prowadzenie procedur związanych ze sprzedażą nieruchomości,

  1. Prowadzenie dokumentacji obsługiwanych klientów i przedsiębiorców,
  2. Prowadzenie całokształtu spraw w zakresie kontroli przestrzegania warunków udzielonych zezwoleń przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą na terenie strefy (plany, regulaminy, protokoły kontroli, dokumentacja źródłowa, itp.);
  3. Przygotowanie wniosków o zmianę obszarów KSSEMP;
  4. Prowadzenie ewidencji zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej na terenie strefy wraz z dokumentacją źródłową;
  5. Współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej;
  6. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Zarząd.

 

§10

KSIĘGOWOŚĆ-FINANSE

 

Realizuje zadania związane z obsługą finansowo-księgową Spółki.

  1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości.
  2. Prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości.
  3. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości.
  4. Prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości.
  5. Prowadzenie, rozliczanie i kontrola wewnętrznego obrotu materiałowego, działalności remontowej, środków trwałych i przedmiotów nietrwałych.
  6. Prowadzenie i rozliczanie inwentaryzacji.
  7. Prowadzenie ewidencji do celów podatku od nieruchomości i rolnego.
  8. Prowadzenie spraw związanych z wynagrodzeniem pracowników Spółki dokumentów Członków Rady Nadzorczej,
  9. Kontrola dokumentów księgowych pod względem formalnym.
  10. Sporządzanie sprawozdań finansowych dla potrzeb wewnętrznych i zewnętrznych.
  11. Prowadzenie statystyki i sprawozdawczości ekonomiczno-finansowej.
  12. Prowadzenie rozliczeń z budżetem państwa oraz kontrahentami i pracownikami Spółki.
  13. Prowadzenie obsługi kasowej przedsiębiorstwa-spółki.
  14. Współpraca z innymi komórkami przedsiębiorstwa w zakresie spraw związanych z organizacją rachunkowości, sprawozdawczością finansową itp.
  15. Realizowanie zadań wynikających z postanowień regulaminu świadczeń socjalnych
  16. w zakresie kosztów, finansowania itp. działań związanych z działalnością socjalno-bytową dla pracowników i ich rodzin.
  17. Sporządzanie i terminowe wysyłanie do odpowiednich organów miesięcznych i rocznych deklaracji podatkowych, i innych do sporządzenia, których zobowiązana jest Spółka.
  18. Dbanie o terminowe uiszczanie zobowiązań i spływ należności.
  19. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Zarząd.

 

 

 

§11

RADCA PRAWNY


Do zadań należy w szczególności:

1.       Prowadzenie obsługi prawnej Spółki,

2.       Kontrola i zapewnienie przestrzegania przepisów prawa w bieżącej działalności Spółki,

3.       Obsługa administracyjno-organizacyjna Spółki,

4.       Aktualizacja dokumentacji rejestrowej Spółki,

5.       Uczestnictwo w rokowaniach (przetargach) z inwestorami,

6.       Reprezentowanie Spółki w sądach,

7.       Wykonywanie innych zadań zleconych przez Zarząd.

 

§12

OGÓLNE OBOWIĄZKI, UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRACOWNIKÓW

NA STANOWISKACH KIEROWNICZYCH I SAMODZIELNYCH.

 

Za stanowisko kierownicze uważa się każde stanowisko pracy, któremu podlegają inni pracownicy.

1.       Do obowiązków osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych należy w szczególności:

§  Ustalanie i przydzielanie do wykonania zadań podległym pracownikom,

§  Kierowanie, koordynacja i kontrola terminowej realizacji zadań przydzielonych do wykonania,

§  Doskonalenie organizacji pracy i metod zarządzania,

§  Opracowywanie szczegółowych zakresów zadań, uprawnień i odpowiedzialności dla podległych pracowników oraz ich uaktualnianie,

§  Przygotowywanie projektów zarządzeń, regulaminów, instrukcji i dokumentacji, związanych z działalnością nadzorowanego działu,

§  Informowanie przełożonego o przebiegu i stanie realizacji zadań, napotykanych trudnościach i stosowanych środkach zaradczych,

§  Dokonywanie ocen osiągnięć i wyników pracy podległych pracowników,

§  Ochrona i zabezpieczenie powierzonego mienia,

§  Nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów, instrukcji i zarządzeń,

§  Nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy oraz zabezpieczeniem tajemnicy państwowej i służbowej,

§  Ochrona i zabezpieczenie danych osobowych pracowników,

§  Stosowanie i przestrzeganie zasady jednoosobowego kierownictwa,

§   Nadzór i kontrola w zakresie:

-        prowadzenia obowiązującej ewidencji i dokumentacji,

-        prawidłowego obiegu dokumentacji,

-        terminowego wykonywania obowiązującej sprawozdawczości,

§  współpraca z Zarządem i innymi działami strefy.,

 

2.       W zakresie realizacji powyższych obowiązków kierownicy mają prawo do składania propozycji Zarządowi, co do:

§  Doboru pracowników do podległych komórek,

§  Wydawania poleceń służbowych podległym pracownikom,

§  Wnioskowania w sprawach osobowych podległych pracowników,

§  Przeprowadzania zmian w podziale pracy podległych komórek,

§  Uczestniczenia w naradach i posiedzeniach dotyczących działalności kierowanej komórki,

§  Podpisywania dokumentów dla potrzeb wewnętrznych i na zewnątrz w ramach umocowania.

 

3.       Kierownicy odpowiadają za całokształt powierzonych im zadań oraz ponoszą skutki prawne (cywilne, karne lub dyscyplinarne) podejmowanych decyzji oraz sporządzanych i podpisywanych dokumentów.

 

§13

ZASADY PODPISYWANIA PISM

 

1.       Do podpisywania pism wychodzących ze strefy uprawnieni są: Zarząd i inni pracownicy w granicach udzielonego umocowania.

2.       Prezes Zarządu może upoważnić Specjalistę ds. Obsługi Biura SSEMP S.A. do podpisywania określonych dokumentów kadrowo-płacowych.

3.       Korespondencję wychodzącą przed podpisaniem przez osoby wymienione w ust. 1 parafuje osoba sporządzająca dany dokument.

4.       Korespondencję przychodzącą przekazuje się poprzez dziennik korespondencji lub bezpośrednio do zainteresowanych po uprzednim zapoznaniu się z nią przez Zarząd Spółki.

5.       Pracownicy, którym powierzono pieczątki służbowe odpowiedzialni są za zgodne z obowiązującymi przepisami ich używanie i przechowywanie.

 

§14

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

1.       Projekty innych zakresów wraz z ewentualnymi zmianami opracowują bezpośredni przełożeni i przedstawiają je do analizy i akceptacji Zarządowi Spółki,

2.       Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności opracowuje się na formularzach, które znajdują się w Biurze strefy.

3.       Imienne zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników spółki przechowuje się w aktach osobowych w Biurze strefy.

 

§15

Integralną częścią niniejszego Regulaminu Organizacyjnego SSEMP S.A. jest: Struktura Organizacyjna SSEMP S.A.- schemat stanowiący załącznik do regulaminu.

 

§16

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z chwilą zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą.

 

 

 

 

 

                     Jarosław Gęborys                                                                                                                      Szymon Madera

            Członek Zarządu                                                                                   Prezes Zarządu